Raport de audit intern
Audit intern – lanț de aprovizionare
Reducerea riscurilor contractuale: clauzele din contractele de furnizare sunt verificate față de prevederile Codului Civil și standardele de distribuție, ceea ce scade probabilitatea litigiilor legate de termene, calitate sau forță majoră.
Transparență operațională: trasabilitatea fiecărui lot de materie primă este documentată electronic, de la ferma ecologică până la depozitul central, permițând identificarea rapidă a oricărei abateri de la specificațiile convenite.
Optimizarea costurilor logistice: analiza rutelor de transport și a condițiilor de depozitare relevă posibilități de reducere a amprentei de carbon și a pierderilor cauzate de fluctuații de temperatură sau umiditate.
Conformitate cu reglementările UE: auditul asigură alinierea documentației interne la Regulamentul (UE) 2018/848 privind producția ecologică, facilitând obținerea și menținerea certificărilor necesare.
Îmbunătățirea relațiilor cu furnizorii: prin stabilirea unor indicatori de performanță sustenabilă și a unor clauze contractuale echilibrate, parteneriatul devine mai predictibil și mai puțin expus la întreruperi.
Etapele auditului de aprovizionare
Auditul a identificat 12 loturi de ulei esențial de lavandă cu certificate de conformitate incomplete. S-a corelat nota de livrare cu registrul fermei ecologice.
Transportul de mușețel organic pe ruta Sud-Vest a generat 2,4 t CO₂. S-a propus optimizarea rutelor și ambalaje biodegradabile certificate.
Revizuirea a 8 contracte de furnizare a relevat lipsa clauzelor de forță majoră și a garanțiilor de conformitate conform standardelor UE 2018/848.
În depozitul central s-au înregistrat abateri de temperatură de până la 4°C față de specificațiile contractuale pentru ierburi uscate.
Furnizorul de uleiuri esențiale a prezentat certificate valide, dar s-au găsit neconcordanțe în numărul de lot între factură și certificatul de analiză.
Implementarea unui sistem electronic de trasabilitate și actualizarea clauzelor contractuale conform Codului Civil și regulamentelor UE.
Verificăm fiecare lot de materie primă organică de la fermă până la depozit, inclusiv certificatele de conformitate și notele de livrare, în acord cu prevederile Codului Civil privind contractele comerciale.
Măsurăm emisiile de CO2, temperatura și umiditatea pe rutele de transport, oferind recomandări concrete pentru ambalaje biodegradabile și rute optimizate, fără a compromite termenele contractuale.
Revizuim clauzele de forță majoră, penalități și garanții de conformitate, aliniindu-le la standardele UE pentru produse organice și la Incoterms, pentru a reduce riscul de litigii între părți.
Rapoartele noastre includ reconcilierea documentelor electronice, identificarea lacunelor de trasabilitate și planuri de acțiune personalizate, bazate pe date reale din teren.
Răspunsuri clare privind trasabilitatea materiilor prime organice, conformitatea contractelor și logistica de distribuție, în acord cu prevederile Codului Civil.
Pentru un audit complet sunt necesare certificatele de conformitate organică, notele de livrare, facturile, înregistrările de transport și declarațiile furnizorilor. Aceste documente trebuie să fie reconciliabile cu clauzele contractuale și cu standardele de distribuție prevăzute de Codul Civil.
Se analizează înregistrările de temperatură și umiditate pe parcursul transportului, conformitatea ambalajelor cu cerințele ecologice și respectarea termenelor de livrare stipulate în contract. Orice abatere se raportează și se corectează conform procedurilor interne și prevederilor legale.
Clauzele contractuale definesc obligațiile părților privind trasabilitatea, calitatea, termenele de livrare și penalitățile. Acestea trebuie să fie aliniate la prevederile Codului Civil și la regulamentele UE pentru produse organice, pentru a reduce riscul de litigii și a asigura trasabilitatea completă.
Se evaluează amprenta de carbon a transportului, condițiile de depozitare, tipul ambalajelor și rutele utilizate. Se recomandă adoptarea unor indicatori de performanță sustenabilă în contracte și optimizarea rutelor pentru reducerea emisiilor.
Neconformitățile se documentează, se analizează cauzele și se implementează acțiuni corective. Se actualizează procedurile interne și se comunică modificările furnizorilor. În cazuri grave, se pot aplica penalități conform contractului sau se poate rezilia acordul comercial.